Das Forschungsinstitut in Bayern
Das renommierte multidisziplinäre Forschungs-Institut für Marketingforschung und Konsumklima ist führender Non-Profit-Forschungsträger, das mit großen Forscher-Teams an der Schnittstelle von Wissenschaft und Praxis arbeitet. Aktuell werden planmäßig die Forschungsaktivitäten im Bereich Verbraucher- und Trendforschung als Kompetenzfeld ausgebaut.
Ihre Rolle als Executive Assistant
Als Assistenz der Institutsleitung / Direktion (m/w/d) unterstützen Sie die drei Direktoren und sichern reibungslose Abläufe im Direktorium. Sie steuern Termine, Reisen und Meetings, bereiten Unterlagen vor, führen Protokoll und halten Fristen ein sowie Beschlüsse verlässlich nach – diskret und vorausschauend. Zusätzlich strukturieren und standardisieren Sie HR-Prozesse: Sie dokumentieren Abläufe, entwickeln Vorlagen und sorgen für klare Standards (z. B. Recruiting, Onboarding, Dokumentenmanagement).
Sie koordinieren Schnittstellen zu Administration, Finance/Controlling, Führungskräften sowie externen HR-/Payroll-Dienstleistern und stellen eine saubere, datenschutzkonforme Dokumentation sicher.
Ihre Aufgaben & Verantwortung
- Executive Support für die drei Direktoren: Kalender- und Prioritätenmanagement, Termin- und Reiseorganisation, Meeting-Organisation (intern/extern)
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups sowie Nachhalten von Fristen und To-dos
- Kommunikation & Korrespondenz (DE/EN) mit internen und externen Stakeholdern; professionelles Handling vertraulicher Inhalte
- Unterlagenmanagement: Briefings, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, sytematische Ablage
- HR-Prozesse strukturieren: Prozessdokumentation, Checklisten, Templates und klare Verantwortlichkeiten
- HR-Standards im Alltag verankern: Recruiting-Organisation, Onboarding-/Offboarding-Standards, Wiedervorlagen und Dokumentenführung
- Koordination externer Partner (z. B. Payroll/Steuerbüro, HR-Dienstleister) sowie Abstimmung mit Finance/Controlling bei personalbezogenen Routinen
- Datenpflege & Compliance: sorgfältige Dokumentation unter Beachtung von Datenschutz, Vertraulichkeit und internen Richtlinien
- Backup für das Office-Team
Ihr Kompetenzprofil (m/w/d)
- Mindestens Bachelor-Abschluss, idealerweise mit Praxis als Executive Assistant, Direktionsassistenz, Assistenz der Geschäftsleitung, Office Management oder HR-Koordination
- Ausgeprägtes Organisations- und Prioritätenmanagement; strukturiertes Arbeiten auch bei Parallelaufgaben
- Freude daran, Prozesse aufzusetzen, zu dokumentieren und praktikabel zu standardisieren
- Hohe Diskretion, Verbindlichkeit, Serviceorientierung und professionelles Auftreten
- Sehr sicher in MS Office, insbesondere Powerpoint
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gutes Englisch für Abstimmungen und Unterlagen
- Hohe Diskretion, Verbindlichkeit, Serviceorientierung und professionelles Auftreten
Das Vertragsangebot
- Unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit Teilzeit-Option
- Schlüsselrolle nah an der Institutsleitung mit Verantwortung für Struktur und reibungslose Abläufe
- Wissenschaftsnahes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und professionellen Standards
- Moderne Arbeitsmittel; je nach Aufgabenlage sind flexible Arbeitsmodelle möglich
- Attraktiver Standort in Franken mit guter Erreichbarkeit
